在現今社會中，E-mail幾乎已經取代了傳統的紙本信件。隨著便利性和速度的提高，撰寫信件時所講求的禮儀也減少了許多。然而，即使使用E-mail，仍然有一些需要注意的禮儀和規範。相信大多數人在工作或私人目的上都會運用E-mail，但有時溝通並不順暢，甚至不小心得罪他人。這與信件禮儀息息相關。當我們了解並遵守正確的E-mail規範時，不僅可以加速溝通，更容易達到我們的目標和需求。
電子書信基礎架構
一、書信四元素: 稱謂、正文、結尾應酬語、落款
1、稱謂:要符合對方的身分地位，以及雙方關係的遠近度。
2、正文:正式的信件正文應先向對方問好，若對方為親友或有一定程度上熟識的客戶，可以先關心對方的近況，以表示尊重，接著才開始敘述自己要和對方說的事情，與往後的執行方向等。
3、尾應酬語:向對方表達祝福或勉勵。
4、落款:附上寫信人姓名和書寫日期。
二、常見信件內容剛要
基本上分為公函與私函。公函以解決商業、行政事務上的問題而往來的信件為主，私函則主要以私人關係的人聯繫所使用的書信為主。
常見公函剛要:
稱謂語-正文-祝福語-發文者姓名-日期
常見私函剛要:
稱謂語-問答應酬區-正文-結尾應酬區-結尾祝福語-發文者姓名-日期
三、在意禮節的人最重視的就是稱呼-敬稱與謙稱有什麼差別?
敬稱:是尊敬的稱呼對方，通常會用頭銜加上姓氏來稱呼對方，若無頭銜則可以用先生、小姐做稱呼。
謙稱:是謙虛的稱呼自己，但不會用陳小姐、王先生來稱呼自己，例如常聽到電話中提到"您好，我是某某公司的陳小姐，麻煩請找張經理。"但其實應該以"您好，我是某某公司敝姓陳，麻煩請找張經理"，才是使用謙稱的方式。
在了解基本架構之後，再來和大家聊聊幾點在寄發電子郵件時可能會忽視，但其實相當重要的小細節，掌握住這些信件禮儀就能夠更輕鬆的做應對了。
一、想要信件不被忽視，郵件主旨一定要簡明扼要。
應該都有過私人信箱收到垃圾/廣告郵件或是公務信箱不重要的群發信件的經驗，忙碌的時候通常這些信件都不是我們優先會去點開來看的內容，因此相對的，當我們希望收件方不要忽視自己寄出的信，一定要在電子郵件的主旨直接講明此封信的目的或需求，例如"11月班表異動公告"、"XX商品訂購需求"等詞句作為主旨，就能讓收件者立刻判別這封的重要性或緊急性。
二、掌握撰寫內容訣竅，讓你的信件看起來更加得體，又能幫助收件者更輕鬆、快速的閱讀與理解。
1.正式E-mail要避免使用通訊軟體訊息中會使用的表情符號。
2.標點符號善加運用，避免大量使用"!"(驚嘆符號)，會讓閱讀者無法分辨什麼才是真的重點，大量的"?"(問號)也容易讓人誤會信件中的語氣態度。
3.希望收件者注意或是趕快回覆時，可以在標題上加上"重要"、"緊急"等字詞，但要斟酌使用的時機，避免疲乏導致失去功效。
4.信件內容避免運用3種以上的字體、字體顏色，會造成閱讀者無法容易閱讀。
5.夾帶的檔案若不只一個，檔名要方便收件人確認。
6.當信件來回太多次，內容已偏離原先的主旨時，要適時修改主旨或是重新另起薪的信件，或是有新的議題要討論時，請另外開啟新的信件，不要以順帶的方式在原mail中繼續寫下去。
7.如果要描述的內容量多的時候，建議可以以條列式或分段方式表達出內容，並且要加上項目編號。
8.如果遇到需要詳細說明等內容的時候，建議另外製作成附檔，不要直接在mail當中長篇大論寫完，mail的重點是有效率的溝通。
9.遇到在乎細節或禮儀的公司文化，收件者的順序可以按照對方的身分地位來排序。
10.善用c.c, b.c功能，不要將所有收件者都擠放在收件人的位置。
三、避免犯低級錯誤，寄出前一定要再三確認
1.內容是否是否有錯別字。
2.是否附上了正確的附檔，並且沒有夾帶其他不必要的資訊。
3.確認收件者是否正確，並且確保所有收件者都是需要了解該內容的對象，不要為了圖方便而使用群組信箱帳號，一次發送給所有部門或公司的人。
4.陌生開發或首次聯繫時，是否有留下自己的簽名檔(可以包含姓名、公司名稱、所屬部門、電話..等資訊)方便對方查詢。
四、留意回覆信件的時間
如果寄件方需要得到你的回覆，最理想的回覆時間是在1天內，最晚建議不超過2天。如果對方在信件中提出的需求需要幾天的時間來確認或準備，可以先通過信件或其他方式聯繫對方，告知你預期的回覆時間，讓對方知道你已經收到了信件。如果對方的回覆已經幫助你解決了問題，但信件一開始是你有求於對方，建議還是要回覆一封感謝信。不僅是出於基本禮貌，還能讓對方在未來願意再次協助你。
在寄出信件前若能確認信件內容都有符合上述這些細節，相信收到信件的人也能感受到你的用心與專業，最後和大家分享一些常見的英文結尾祝福語，不論是中文或外文的信件都能夠當作信件結尾做運用，如果想要讓每次寄信更方便，也可以選擇一個喜歡的祝福語直接設定在簽名檔上唷。
常見通用的英文結尾
Best regards (誠摯的問候)
Sincerely yours,/ Your sincerely/ Sincerely (誠摯的祝福)
表達感謝、關心與祝福的英文結尾
Many thanks.(感謝)
Cheers,(祝你開心)
Best wishes. (一切順心)
All the best. (萬事如意)
Have a nice day.(祝福你有美好的一天)
Keep up the good work.(繼續加油)
© C&I Image Consultant